Presidium

- Mevrouw Feenstra is afwezig (zij is op bezoek bij Zaffier).
- Mevrouw Van Eijk is afwezig.
- Mevrouw Lammerts wordt vervangen door de heer Vermeulen.
- Organisatiecomité 4-5 mei: de voorzitter licht de laatste stand van zaken toe.
- Bijeenkomst partijvoorzitters/fractievoorzitter op 20 november over de verkiezingen 2026 en de kandidaten voor het raadslidmaatschap.
- Social Media training 21 november: meld u aub aan.

Op woensdag 20 november vindt de bijeenkomst plaats met partijvoorzitters (en fractievoorzitters zijn ook welkom) over de verkiezingen 2026.

- Gebruik raadinstrumenten en het vragenkwartier (n.a.v. 22 oktober):
* In het RvO gemeenteraad staat het volgende over meerdere fracties die op het hetzelfde dossier actie willen ondernemen: De afspraak is dat als een fractie met een dossier aan de slag is, een andere fractie dit niet zonder overleg oppakt. Aan de slag betekent: actief aan de slag, dus als er raadsinstrumenten zijn ingezet die nog niet zijn afgehandeld. De griffie adviseert fractie hierover.
* In het RvO staat over het vragenkwartier: Vragen moeten om gesteld te kunnen worden voldoen aan enkele eisen: het moeten actuele en urgente vragen zijn, met een politiek karakter en er moet geen sprake zijn van andere, betere wegen die leiden tot antwoorden. Het is van belang om deze eisen te hanteren. De griffie kan daar een rol in spelen.

- 12 november, inclusief de technische bijeenkomst van 3 oktober. 
Uit verslag agendacommissie:

• 3 oktober informatieve sessie begroting
  De heer Vermeulen kijkt terug op een goede sessie, maar geeft aan dat er door tijdsgebrek niet veel technische diepgang in de sessie zat. Daarnaast geeft de agendacommissie aan dat de sessie kort op verzending van de begroting heeft plaatsgevonden. Dat zorgt ervoor dat niet alle fracties hun technische vragen al klaar hadden. De griffie neemt dit mee in de evaluatie van de begrotingsbehandeling.
• 16 oktober workshop begroting accountant: Mevrouw Kloosterboer geeft aan dat het onprettig was om in de Parelhof een presentatie te volgen op het grote scherm. De ruimte is niet goed ingericht voor informatieve sessies. Mevrouw Boets reageert dat daar op korte termijn geen oplossing voor is en de renovatie van de raadzaal daarvoor afgewacht moet worden.
  - Toezending erratum op 12 november.

De raadspagina in het gemeentenieuws in het weekblad is een belangrijk communicatiekanaal voor de gemeenteraad. Dit is ook opgenomen in het communicatieplan van de gemeenteraad. In de afgelopen jaren zijn die kosten gedragen door de ambtelijke organisatie. Daar zijn na de fusie geen afspraken over gemaakt met de griffie. Voor alle andere communicatiemiddelen draagt de griffie/de raad de verantwoordelijkheid en de kosten, behalve dus voor de raadspagina. De kosten voor deze pagina zijn € 20.000,-- (exclusief BTW per jaar).
Aan het presidium wordt geadviseerd om deze kosten op te nemen in het budget van de gemeenteraad en dit te regelen bij de voorjaarsrapportage 2025 en in de kadernota 2026. Is het presidium hiermee akkoord?

Het is van belang dat de gemeenteraad op een goede en veilige manier kan vergaderen. Om dit goed te organiseren is het nodig om een aantal afspraken vast te leggen die gehanteerd kunnen worden op het moment dat er veel mensen verwacht worden bij een commissie- of raadsvergadering. Zo is de werkwijze duidelijk en navolgbaar. Er ligt nu een concept-protocol veilig vergaderen voor.
Aan het presidium wordt gevraagd om dit concept te bespreken en aan te geven of dit zo gehanteerd kan worden.

Dit punt is geagendeerd op verzoek van mevrouw Bosscher.

In de huidige gedragscode staat op pagina 8 bij (4): Raadsleden zijn verplicht om alle functies die zij vervullen en de inkomsten die zij daaruit genieten openbaar te maken, dus niet alleen m.b.t. substantiële financiële belangen bij ondernemingen die zaken doen met de gemeente. Het gaat om alle publieke- en private functies die ze vervullen naast het raadslidmaatschap, betaald en onbetaald en wel en niet als raadslid.

Onder artikel Artikel 1.7 staat: De griffier van de raad draagt zorg voor een geactualiseerde openbare lijst met functies van raadsleden. Op deze lijst wordt tevens vermeld of de werkzaamheden al dan niet bezoldigd zijn.

In artikel 12 gemeentewet staat:
1. De leden van de raad maken openbaar welke andere functies dan het lidmaatschap van de raad zij vervullen.
2.Openbaarmaking geschiedt door terinzagelegging van een opgave van de in het eerste lid bedoelde functies op het gemeentehuis.

Als onderdeel van het programma Weerbaar bestuur heeft de griffier op 3 oktober een mail gestuurd aan raads- en commissieleden over het actualiseren van de nevenfuncties. De griffie heeft verschillende wijzigingen binnengekregen die door zijn gevoerd. Hierbij is niet uitgevraagd of het bezoldigd en onbezoldigde functies zijn. Daar wordt nog een extra actie op verricht door de griffie.

Zoals aangegeven staat in de gedragscode zouden raadsleden alle inkomsten openbaar moeten maken naast het raadslidmaatschap. Deze passage gaat verder dan wat wettelijk moet. Formeel hoeven raadsleden alleen hun nevenfuncties openbaar te maken. Uit de toelichting, opgevraagd door de vereniging van raadsleden, door het ministerie van BZK blijkt dat het gaat om het openbaar maken van de nevenfunctie, niet van de inkomsten.
In de memo Weerbaar bestuur staat dat de gedragscode moet worden geactualiseerd. Het is goed om dit onderdeel daarop aan te scherpen.
Advies griffier: neem dit onderdeel mee in te actualiseren versie van de gedragscode.

In de bijgevoegde memo staat beschreven hoe de griffie voor de gemeenteraad aan de slag wil gaan met AI.

Aan het presidium gevraagd: Hoe kijkt het presidium aan tegen de implementatie van AI ter ondersteuning van de gemeenteraad?