Presidium

- Terugkoppeling werkgeverscommissie door mevrouw Visser-Hogeterp en de inhuur van de a.i. griffier.

- Het protocol 'overlijden politieke ambtsdragers' komt op een later moment in het presidium aan de orde.

- Intergriteitsprotocol: er zou een infographic komen over de procedure rond integriteit. Deze is nog niet gemaakt. Komt later terug in het presidium.

- Raad 11 juli: attentie voor de behandelwijze die vrijdag 30 juni is toegestuurd en attentie voor het proces rond de raadsinstrumenten. Het presidium komt, zoals afgesproken, voorafgaand aan de vergadering om 14:30 uur nog bij elkaar om de orde van de vergadering nog door te nemen.

Aan het presidium wordt gevraagd de besluitenlijst en de agenda voor deze vergadering vast te stellen.

Aan het presidium wordt gevraag de vergadering van de raad van 20 juni te evalueren. Hoe beviel het presidium voorafgaand aan de vergadering?

Op 20 juni heeft er voor het eerst vooroverleg met het presidium plaatsgevonden over de agenda van de raadsvergadering die avond. Om de raadsvergaderingen efficiënter en met meer rust te laten verlopen  is afgesproken dat:
- personele benoemingen zoals voor fractievertegenwoordigers, tafelvoorzitters, leden agendacommissie bij acclamatie plaatsvinden;
- de hamerlijst ook echt wordt afgehamerd, er is ruimte voor stemverklaringen (deze zijn kort);
- het vragenkwartier kort is (2 minuten vraag, 2 minuten antwoord) en de vragen moeten gaan over actuele en urgente zaken.

Aan het begin van de raadsvergadering viel beeld en geluid uit. Er wordt gewerkt aan een oplossing. De volgende afspraken zijn met de leverancier gemaakt:
- het defecte apparaat wordt volgende week vervangen door de leverancier. Dat zou de oplossing moeten zijn;
- er wordt dan ook uitgebreid getest of alles het doet, inclusief de stream naar internet;
- er is door ons gevraagd om aanwezigheid van de leverancier bij de vergaderingen van 11 en 12 juli. De leverancier gaat dat na, maar dat gaat goed komen. De griffie communiceert de tijden van de vergaderingen met de leverancier;
- de leverancier maakt een testprotocol die de griffie kan gebruiken om te testen voorafgaand aan vergaderingen. Er wordt al getest op 10 uur voorafgaand aan de vergadering, maar met een protocol is er structuur en wordt er niets vergeten;
- er komt een storingsprotocol: bij storing wordt een eenduidige werkwijze gehanteerd zodat duidelijk is wie wat doet bij een storing. Dat zorgt voor structuur en overzicht in het werk van verschillende mensen die er nu mee aan de slag gaan.

De apparatuur is inmiddels 6 jaar en aan vervanging toe. Dat was al duidelijk, maar is het nu helemaal. Het blijft ook techniek. Er wordt hard aan gewerkt, maar helaas is een storing niet uit te sluiten.

Het is van belang om snel aan de slag te gaan. Eerder is in het presidium afgesproken dat de heer Tesselaar, de heer De Boer, mevrouw Van Ruitenbeek, de heer Lute en de heer Van der Starre de werkgroep inrichting raadszaal vormen. Er is verder nog niets met de werkgroep georganiseerd. Dat kan na de zomer plaatsvinden. Het is wel van belang om een duidelijke opdracht te hebben/te formuleren.

Aan het presidium wordt gevraagd te bespreken hoe het 1e plaatsvervangend raadsvoorzitterschap ingevuld moet gaan worden.

Vanwege het vertrek van Jasper van Nieuwenhuizen is de functie van 1e plaatsvervangend raadsvoorzitterschap vrijgekomen. De heer Tesselaar is 2e plaatsvervanger. De plaatsvervanging is op dit moment dus geborgd. Vanwege de continuïteit is het goed om deze functie weer in te vullen. Het is van belang dit proces zorgvuldig te doorlopen en te zorgen dat er een kandidaat komt die op breed draagvlak kan rekenen. Neem daar de tijd voor als dat nodig is. Advies van de griffier: voorkom stemmingen over mogelijke kandidaten in de raad zelf. Dit kan effect hebben op de beeldvorming over de gemeenteraad.

Bij de verdeling van functies in de gemeenteraad is het goed om rekening te houden met verhoudingen in de raad. Advies van de griffier: verdeel de plaatsvervangend voorzitters over de oppositie en de coalitie.
Het is wel van belang dat de plaatsvervangend voorzitter ervaring heeft met een dergelijke rol.

Aan het presidium wordt gevraagd een (korte) reactie te geven op het concept. 

De griffier heeft een concept op hoofdlijnen gemaakt over de ontwikkelplannen gemeenteraad en raadsgriffie. Het is bedoeld als eerste gedachtevorming. Op 27 juni is dit concept in de werkgeverscommissie aan de orde geweest. Zij hebben er positief op gereageerd. Dit vormt mede een basis voor de voorbereiding van de bijeenkomst met raad en college op 13/14 oktober. Op 4 september vindt hier een voorbereidend overleg over plaats met een aantal raadsleden, de burgemeester en een aantal externe experts.

- Mevrouw Grim: verzuim termijnen jaarstukken, accountantsverklaring en verslag van bevindingen (zie bijlage). Het gaat dan met name op het verzuim van de stukken van de accountant. De accountant is door de gemeenteraad aangesteld.

- Mevrouw Lammerts: Evaluatie technische vragen Jaarstukken en kadernota.

- Mevrouw Bosscher: Het agendaverzoek voor de inzet van een expert op het gebied van parkeren en de afhandeling daarvan (griffie, agendacommissie en in in de politieke avond van 5 juli a.s).

GGD - verzoek vanuit de GGD voor contact met de raad.